Politique de confidentialité

Finalités du traitement

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

• la souscription, la gestion et l'exécution de votre contrat d'assurance annulation exposants ;
• la gestion des sinistres et l'accompagnement à la déclaration ;
• la facturation, l'encaissement des primes, le remboursement éventuel ;
• le respect de nos obligations légales et réglementaires (Code des assurances, lutte contre le blanchiment, etc.) ;
• l'amélioration de notre service et la communication, sous réserve de votre consentement spécifique pour les sollicitations marketing.

Base légale

Selon la finalité, le traitement repose sur :

• l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie (souscription, gestion, sinistres) · art. 6.1.b RGPD ;
• le respect d'obligations légales auxquelles VAX CONSEILS est soumis (Code des assurances, LCB-FT) · art. 6.1.c RGPD ;
• l'intérêt légitime de VAX CONSEILS pour l'amélioration du service et la prévention des fraudes · art. 6.1.f RGPD ;
• votre consentement spécifique pour les sollicitations marketing et la déclaration de la personne clé · art. 6.1.a RGPD.

Données collectées

Les données traitées concernent l'entreprise exposante, le souscripteur et · le cas échéant · la personne clé déclarée : identité, fonction, coordonnées professionnelles, adresse postale, identifiants entreprise (SIRET, TVA), informations relatives à la participation au salon (montant assuré, type d'emplacement, panier SIAE), données de paiement, consentements horodatés, et · pour la personne clé déclarée si le montant assuré atteint 80 000 € · date de naissance.

Durées de conservation

• Dossiers en cours (réservation non finalisée) : 90 jours après dernière activité, puis purge.
• Dossiers finalisés (contrat actif) : durée du contrat puis 5 ans après son terme, conformément aux obligations du Code des assurances.
• Données comptables : 10 ans (art. L123-22 du Code de commerce).
• Données marketing (recontact opt-in) : 3 ans après le dernier contact, sauf opposition.

Destinataires et sous-traitants

Vos données sont communiquées aux destinataires suivants, dans la stricte mesure nécessaire :

• Cooper Gay SAS (mandataire / coverholder) ;
• Fidelidade Companhia de Seguros SA (assureur) ;
• Groupe Polyexpert (expert missionné en cas de sinistre) ;
• nos prestataires techniques : hébergeur OVH (FR), email transactionnel (UE), expert-comptable, conseil juridique ;
• les autorités publiques en cas d'obligation légale.

Toutes les données sont hébergées au sein de l'Union européenne. Aucun transfert hors UE n'est effectué dans le cadre du présent dispositif.

Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition, et droit de retirer votre consentement.

Pour exercer ces droits, écrivez à dpo@vax-conseils.fr ou par courrier à VAX CONSEILS, 7 rue du Renard, 78600 Maisons-Laffitte. Une réponse vous est apportée sous 30 jours (extensible à 90 jours en cas de demande complexe).

En cas de différend persistant, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL · 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 · www.cnil.fr.

Sécurité

VAX CONSEILS met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données : chiffrement des transmissions (TLS 1.3), chiffrement au repos, contrôle des accès, journalisation, sauvegardes quotidiennes, vérification trimestrielle des restaurations.